책임있는 경영방법

• 네트워크 구축과 유지

도서관 경영자는, 정보통신 기술과 협동 서비스에 대한 최적의 접근을 보장하기 위하여 전국적, 지역적, 그리고 지방적 수준의 네트워크가 개발되고 유지되도록 해야만 한다. 이것은 지방의 이용자에게 매우 광범한 자원을 가져다줄 수 있게 만든다. 도서관 경영자는 또한 도서관과 그 이용자들은 물론 협력기관에도 혜택을 주기 위해 학교, 박물관과 기록관, 지방정부 부처, 자원봉사단체와 같은 지역사회 내의 다른 기관들과 좋은 협력관계를 발전시켜야 한다. 이러한 협력관계는 커뮤니티 활동의 중심에 있는 공공도서관의 역할을 확실히 한다. 도서관 경영자는, 도서관이 모 기관 또는 지역사회 안에서 능동적이고 적극적인 역할(예, 이사회 멤버로서 봉사)을 한다는 것을 보장해야 한다. 

 

• 재무 경영

재무 경영과 기획은 도서관을 효율적(최적성과), 경제적(최소비용), 효과적(최대혜택)으로 운영하기 위하여 매우 중요하다. 이러한 목적을 성취하기 위하여 도서관 경영자가 해야할 일은 다음과 같다. 

 - 중앙정부, 주 정부, 지방정부, 또는 다른 출처로부터 재원을 향상시키기 위한 방법들을 찾는다 

- 도서관의 장기계획에 입각하여 3~5년에 걸친 사업계획을 준비한다. 

- 도서관 정책에 진술된 우선순위에 따라 사업을 지원할 자금을 할당한다. 

-  이용가능한 자금을 최대한 활용하기 위하여, 적절한 경우에 협동구매 관계를 확립한다.

- 업무과 프로그램의 비용을 결정하고 미래 계획을 촉진하기 위한 사업기반 원가계산을 수행한다.

- 설비의 지속적 갱신을 위한 정책을 유지한다.

- 효율과 효과를 향상시키기 위한 자동화를 평가하고 실행한다.

- 예산의 일부분이라도 책임이 있는 직원은 누구나 예산의 지출에 대해 완전히 설명할 수 있는 시스템을 도입한다. 

- 직원 생산성과 효율성을 향상시킨다. 

- 재원을 발굴하기 위한 전략을 개발한다.

 

• 도서관 자원 경영

도서관 예산의 주된 요소는 도서관 자료에 대한 지출이다. 도서관 경영자는 자료예산이 적절히 합의된 우선순위에 따라 지출 되도록 보증해야 한다. 또한 자료가 도서관 이용자에게 최대의 혜택을 줄 수 있도록 유지되고 활용됨을 보증해야 한다.

 

• 직원 경영

직원은 도서관 자원의 필수 요소이며 인건비는 보통 도서관 예산 중 가장 큰 부분을 차지한다. 직원이 높은 수준의 동기와 직무 만족감을 가지고 효과적으로 일하려면, 직원경영이 신중하고 일관성 있고 확고한 원칙에 입각해야 한다는 점이 매우 중요하다. 

 - 직원 임용에 대한 공정한 절차. 직무 및 신상 명세가 모집공고 이전에 작성되어야 한다. 면접은 모든 지원자에게 공평한 방식으로 수행되어야 한다. 임명은 전적으로 직책에 대한 전문적 판단과 적합성에 입각해야 하며 다른 요소에 의한 편경이 작용해서는 안 된다. 

- 모든 계층의 직원 간 원활한 의사소통. 경영자는 도서관 서비스 정책과 절차에 대하여 직원들이 충분히 알고 있는가를 확인하기 위하여 정기적으로 내부 커뮤니케이션 시스템을 검토해야 한다. 

- 정책 및 운영절차 개발에 직원참여 기회. 직원들의 기술과 경험을 최대로 활용하기 위하여 자발성을 촉진해야 한다.

직원들을 의사결정과정에 참여시킴으로써 직원들이 서비스 정책과 절차가 자신들이 만든 것임을 인식하게 될 것이다. 

긍정적 행동의 원칙이 또한 채택될 수 있다. 

- 직원 연수 및 직력 개발을 위한 기회가 가능하다는 것을 분명히 한다. 

 

• 도서관 시스템 기획과 개발

자원을 가장 효과적으로 활용하기 위하여 공공도서관은 대출통제, 재정경영, 내부 커뮤니케이션과 같은 다양한 시스템을 필요로 할 것이다. 도서관 경영자는 적절한 시스템이 도입되도록 해야 하며, 필요한 경우 시스템 개발을 위한 전문 직원을 활용해야 한다. 직원들에게 시스템 이용에 대한 적절한 훈련이 제공되어야 하며, 시스템의 효과는 정기적으로 평가되어야 한다. 

 

• 변화 경영

대부분의 다른 기관들과 마찬가지로 공공도서관은 정보기술의 급속한 발전과 사회 인구적 변화로 인한 전례없는 지속적 변화 시대를 겪고 있다. 정보제공이 기관의 일차적 역할의 하나인, 공공도서관을 위하여 막대한 기회를 가져다 주었다. 또한 이것은 변화가 직원과 기관에 최대의 효과를 가져오면서도 최소의 스트레스를 주어야 할 도전을 제시하였다. 도서관 경영자는 지속적이고 근본적인 변화가 초래하는 문제를 인식해야 하며, 그것을 다루기 위한 방법을 확립해야 한다. 

 

• 미래를 위한 계획

도서관 경영자는 서비스 개발에 영향을 미칠 수 있는 도서관계 내부와 외부의 발전을 주지해야 할 것이다. 경영자들은 변화, 특히 기술적 변화가 미래의 서비스 형태에 미치는 영향에 대비할 수 있도록 읽고 연구할 시간을 가져야 한다. 또한 정책 입안자들과 기타 직원들이 미래 발전에 대해 숙지할 수 있도록 보장해야 한다.

 

• 권한 위임

공공도서관 경영자는 관할 당국과 함께 도서관 서비스에 대하여 궁극적인 책임을 가지고 있다. 그러나 도서관 자원, 이를테면 자료 직원 도서관 비품 등 어느 것에 대해서도 책임이 있는 도서관 직원은 모두 일종의 경영을 하고 있으며, 도서관 경영자와 관련 직원들은 이 점을 인식하여야 한다. 직원들에게는 적절한 경영훈련이 제공되어야 하며, 가능할 때마다 도서관의 정책개발에 참여하도록 해야 한다. 경영적 책임은 적절한 하위 수준의 직원에게 위임되어야 한다. 위임된 책임이 무엇인지 그리고 상급관리자에 대한 보고과정이 어떠한가를 분명히 해야만 한다. 직원에게는 위임된 책임을 효과적으로 수행할 수 있도록 훈련이 제공되어야 한다.